¿Quieres especializarte en el nicho de eventos corporativos y reuniones de empresa?

En los últimos años, el total de establecimentos rurales que se ha especializado en el nicho de eventos y reuniones de empresa ha crecido considerablemente.

En abril de 2016, los resultados del estudio realizado por el Observatorio del Turismo Rural en colaboración con Rural Meeting reflejaban que más del 25% de propietarios estaban interesados en especializarse en este nicho.

Los recientes datos presentados por el Observatorio del Turismo Rural en el V Congreso Europeo de Turismo Rural (COETUR) ponen de manifiesto que la especialización actual de los propietarios en el nicho eventos es del 23,3% sobre el total y en reuniones de empresa del 5,2%.

Ambos nichos son subsegmentos del sector MICE, acrónimo utilizado en inglés para referirse al turismo de reuniones, incentivos, congresos y eventos.

Cabe diferenciar en este sentido los eventos sociales de los eventos corporativos, puesto que sus características son muy diferentes. El evento social o celebración familiar acostumbra a realizarse los fines de semana y a menudo requiere la reserva completa del establecimiento. Acostumbran a ser bodas, aniversarios, encuentros de amigos…

El evento corporativo y/o reunión de empresa, habitualmente, tiene lugar entre semana y es por tanto una clara diversificación de la oferta, reduce la estacionalidad y rentabiliza la inversión.

Este es el nicho de mercado sobre el que hablaremos hoy.

Tendencias del sector MICE

Recientes estudios de tendencias presentados por expertos del sector MICE destacan que en estos momentos de gran consumo tecnológico, las experiencias personalizadas que refuerzan las relaciones humanas son de alto valor para las empresas.

Así pues, se considera el evento corporativo como generador de valor estratégico, motivo por el cual las empresas están dispuestas a incrementar sus presupuestos en esta partida.

En estos momentos, los eventos virtuales representan alrededor del 10% del total, gracias a las posibilidades que presenta la tecnología, razón por la cual es cada vez más necesaria la creatividad face-to-face, para compensar esta falta de contacto humano. Por este motivo, los espacios y salones tradicionales están perdiendo valor subjetivo para los profesionales de los eventos.

Actualmente, los Meeting Planners u organizadores de eventos empresariales, buscan espacios diferentes a los habituales, que aporten valor a sus eventos.

Entornos rurales, destinos auténticos o poco conocidos, con claras connotaciones ecológicas, sostenibles y que interaccionan en forma de comunidad local económico-social, son el tipo de lugares que ya están buscando los eventprofs este 2018.

Los traslados siguen siendo el gran hándicap a la hora de confirmar los eventos de empresa en entornos rurales. Pero las empresas están dispuestas a invertir 1 hora de viaje para descubrir lugares increíbles e inspiradores donde realizar su reunión combinada con actividades.

Porque el Bleisure (business + leisure) otra palabra inglesa que se ha introducido recientemente en el sector y que significa: trabajo + ocio/diversión, está muy de moda.

Las empresas buscan experiencias auténticas, de la mano de expertos, como guías de naturaleza o deportivos, profesionales de coaching y team building. Esta oferta combinada de trabajo y diversión fomenta la cohesión de los equipos y las empresas reconocen sus resultados.

Algunos datos que te pueden interesar…

El mercado de las reuniones de empresa de pequeño formato en España se calcula alrededor de 70.000 reuniones/año.

Se entiende por “pequeño formato” el que acoge a reuniones de 1 a 50 personas, el mediano de 50-200 y el grande de más de 200 personas.

El 62% de las reuniones de trabajo que se realizan en España son entre 1-50 personas, es decir de pequeño formato. Estos datos, más las tendencias actuales, inducen a plantear la hipótesis de que el entorno rural está en un buen momento para especializarse y captar este tipo de reuniones de empresa.

En los dos últimos años, el volumen de empresas que realizan sus reuniones de trabajo fuera de la ciudad ha aumentado del 14% al 24%, según datos proporcionados por Rural Meeting.

Las empresas entrevistadas por la marca, reconocen que están muy interesadas en realizar este tipo de reuniones pero tienen barreras como el desplazamiento de más de 1 hora, el hecho de tener que compartir alojamiento y dudas sobre la respuesta profesional de los establecimientos y sobre la cobertura o soporte durante el evento.

La mayoría de los establecimientos rurales se enmarcan en una oferta de pequeño formato, especialmente cuando la empresa requiere de alojamiento, puesto que el número de habitaciones de uso individual acostumbra a ser muy inferior a la capacidad total.

Si bien es cierto que muchas empresas tradicionales españolas siguen sin querer compartir estancia, la buena noticia es que las nuevas generaciones de directivos, las start-up, así como empresas europeas no tienen ningún inconveniente en compartir las habitaciones, incluso lo prefieren para que los equipos interactúen en todo momento.

Otra posible solución, en aquellos casos en los que el establecimiento puede acoger el evento corporativo pero no puede dar servicio de alojamiento a un grupo grande, es colaborar con alojamientos cercanos y dar una oferta conjunta que proporcione una solución al cliente.

Cómo especializarte en el servicio

En primer lugar, si estás pensando en ofrecer este tipo de servicios a empresas, deberás tener las instalaciones necesarias, como una sala de reuniones adaptada, que no es lo mismo que un salón-comedor sin más.

El Wifi es muy importante, pero lo más recomedable en este sentido es que seas muy honesto. Si el Wifi no es suficientemente bueno hay que comunicarlo o bien incrementar la capacidad para los días concretos del evento corporativo. No hay nada peor que generar expectativas no cubiertas al cliente-empresa.

Otros aspectos como proyector, equipos de audio, pizarras, etc. pueden alquilarse fácilmente, así que no es recomendable que te plantees una inversión inicial.

Las empresas esperan tener una respuesta rápida para presupuestar todos los detalles del evento corporativo: la sala de la reunión, cómo será el coffee break, si hay buffet, si hay catering o restauración propia y dónde será el alojamiento.

Lo ideal es responder en menos de 24 horas. En ningún caso debe de ser superior a 48h. Lo habitual es ofrecer los precios por sala de forma global y el resto de los servicios precio por persona.

Cada vez hay más empresas que están solicitando actividades complementarias a su reunión. Esta es una de las grandes diferenciaciones entre realizar el evento en un entorno urbano o en lo rural.

Las posibilidades que ofrece la naturaleza para realizar team buildings o outdoor trainings nada tienen que ver con la oferta de un hotel de ciudad.

Para especializarse en este nicho de mercado es necesario tener precios ya estudiados, así como una selección de actividades complementarias para ofrecer en caso de demanda. Seguro que en tu zona existen diversos profesionales que ofrecen sus servicios. Contáctalos y negocia acuerdos de colaboración.

No obstante, el aspecto quizás más importante es tener consciencia de la gran diferencia que existe entre el cliente habitual de turismo rural y el cliente-empresa.

Cómo comunicar y vender este tipo de servicios

Si has llegado hasta aquí y tienes claro que puedes y quieres especializarte en el nicho de mercado del turismo de reuniones, deberás comunicar el servicio para que llegue a tu nuevo público objetivo o target, el cliente-empresa.

Es muy importante que desde tu web diferencies los diferentes targets o públicos objetivos a los que te diriges, y que sea visible ya desde la home.

Debe categorizarse para que aparezca en el menú, con su propia url, que a su vez debe contener las palabras clave o keywords por las que se busca, ya que te ayudará a posicionarte de forma natural (SEO).

En estos momentos, a diferencia de lo que sucede con el turismo rural en general, los nichos presentan oportunidades de diferenciación que son trabajables con un buen SEO. Hasta hace un par de años no había búsquedas orgánicas para este concepto, pero ahora ya sí.

Es importante que conozcas las palabras clave por las que se busca, generalmente no son las que tú piensas, sino las que utilizan los usuarios. En este sentido, el planificador de keywords de Google Adwords es de mucha utilidad.

Te recomiendo que, si no tienes aún instalado Google Analytics lo hagas, para ver las visitas o búsquedas que tiene la página de eventos/empresas en tu web, te dará mucha información útil.

El texto, las palabras claves y las urls bien trabajadas son importantes para que lleguen hasta tu establecimiento rural, pero las fotografías son lo que finalmente puede hacer al potencial cliente que se decida por tu casa rural.

En ellas deben de aparecer las instalaciones: salas de reunión, los exteriores donde se puede celebrar el evento; pueden estar vacías o con personas. Esta es una de las mejores formas de explicar lo que la empresa puede hacer en tu establecimiento.

En paralelo, puedes dar a conocer tus servicios para empresas a través de terceros. Existen diversas plataformas especializadas en eventos como pueden ser Venuesplace, que ofrece todo tipo de espacios para eventos; o Ruralmeeting, que está especializada en eventos corporativos y reuniones de empresa en entornos rurales.